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    淺談會計電算化在醫院中的應用與改善

    作者: 來源: 日期:2014-09-25 19:10人氣:
      摘要:會計電算化是醫院對應現代化管理的一個主要方法。因為需要配合我國科技文化的急速發展的過程,會計電算化正從簡單的會計核算系統向綜合的管理信息系統的轉變,為醫院會計電算化的發展提出了更高的要求。

      關鍵詞:醫院;會計電算化;對策

      一、醫院會計電算化管理存在的問題

      (一)醫院會計電算化的數據管理存在安全風險

      1.實際操作的安全問題:主要表現在制訂措施不全或缺乏有效監督,導致玩忽職守的現象時有發生;2.信息維護的安全問題:主要表現為缺乏必要的防病毒意識和維護措施,因為計算機對磁場、灰塵、過高或過低的溫度十分敏感,可能會因此導致計算機出現錯誤,出現丟失或破壞數據的現象;3.會計檔案形成和保管的安全問題:主要表現為沒有及時備份或備份數據沒有定期檢查,憑證、賬簿沒有及時打印等;4.軟件程序不穩定的安全問題:主要表現為新軟件在使用過程中,或多或少會有不足之處,軟件在升級過程中也不免會有一些漏洞,使財務軟件在運行中會出現一些新問題;5.財務信息網絡化的安全問題:實行網絡管理后,單位會計資源實現共享,這就給予某些通曉網絡知識且別有用心的人利用計算機犯罪提供了機會。

      (二)醫院缺乏合格的會計電算化專業人員

      1.復合型人才缺乏。目前許多醫院有些會計人員計算機應用水平尚可,但會計技術不扎實,只能對日常的會計核算進行處理,對如何提高會計管理水平則無能為力;一些會計人員對會計業務比較熟悉,但對計算機知識卻了解有限。2.會計電算化培訓內容滯后。計算機的發展日新月異,在短短的幾年時間內,硬件和軟件操作系統都發生了質的變化,而目前的培訓教材卻是幾年前的,會計人員通過培訓所學的知識回去后很快就過時了。3.醫院對會計人員的業務素質培養不夠重視。會計人員的后續教育中缺乏會計電算化內容,致使會計人員缺乏再培訓和定期考核的機會。

      (三)醫院會計電算化管理缺少內部控制體系

      醫院會計電算化后,內部控制管理沒有有效實施。首先,醫院內控制度不健全,會計人員的職責和權限不夠明確、規范,程序和手續設計不夠科學、合理。有的醫院內部控制制度雖健全,但卻有章不循,使許多制度流于形式,人為地減少控制點,使醫院的內部控制失去應有的剛性。其次,會計電算化的自動化導致人與人之間的制約機制失效。當計算機的主數據文件發生錯誤時,總賬和明細賬也必然同時發生錯誤,且錯誤數額相等,使得原手工記賬方式下起內部監控作用的賬簿體系完全失去作用。最后,系統內部銜接性差。

      二、完善醫院會計電算化的對策和建議

      (一)醫院會計人員與管理者應適應網絡會計發展新形勢。

      隨著我國加人世貿組織,醫院面對日趨激烈的國際競爭,必將迫使會計人員和醫院的管理者以開放的眼光來構架新一代的醫院會計電算化系統和現代醫院的管理信息系統,并為適應網絡會計的需要打下堅實的基礎。而醫院參與競爭所發展的網上醫院和遠程醫療服務將更多的依賴于虛擬的網絡,這對醫院的會計電算化提出了更新的要求。它將促使會計人員必須懂得信息技術、網絡技術、軟件開發與設計和軟件操作等一系列新的技能和知識。

      (二)充分發揮審計人員的監督作用。

      查錯防弊一直是審計工作的一項重要職能,電算化會計信息系統提高了審計人員的工作難度,傳統的工作方式已不適應需要。建議審計人員對付計算機舞弊可以從兩方面著手:一是根據財經法規,通過對會計資料的直接審計查出會計信息舞弊;二是通過審核和評估內部控制系統,對數據處理的重要環節和流程進行檢測,發現系統的不足和弱點,提請被審計的單位改善,同時通過完善內部控制系統來預防、查處計算機舞弊活動。

      (三)加強醫院會計電算化系統的內部控制。

      l.日?刂。日?刂剖侵笇嬰娝慊到y運行過程中的經常性控制,目的是最大限度地保證醫院財產物資的安全完整,使反映的經濟活動情況準確可靠,達到預期的管理控制目標。它包括:(1)采用的會計核算軟件應具有防范會計數據輸入差錯的功能,能夠通過平衡關系控制、科目對應關系控制、憑證連續編號控制等來自動檢測數據的準確性;(2)系統要有數據必須經審核后才能登賬的控制能力,要有防止或及時發現在數據處理過程中數據丟失、重復或出錯的控制措施;(3)采取各種輸出控制及審批措施,保證打印輸出的賬本、會計報表及其它會計資料準確無誤;(4)妥善保管存有會計信息的磁性介質或其它介質,存放地點應防高溫、防漏、防塵、遠離磁場,并定期進行檢查和復制,堅持雙重備份制度,防止會計檔案丟失。

      2.管理控制。管理控制主要是對計算機會計系統涉及的各個部門和人員而言的,通過管理控制,可以使各個崗位各司其職,協調和理順他們的關系,使舞弊和犯罪的機率減少到最低。它包括:(1)建立科學完善的內部組織機構;(2)完善系統操作控制系統;(3)加強系統安全控制;(4)對電算化系統應開展全程內部審計。

      三、加強會計電算化管理的具體實施方法

      要完善會計電算化系統功能,提高會計系統的效率,提高醫院管理水平和經濟效益,就必須采取相配套的實施步驟和方法:

      1.明確系統完善的目標。系統完善的目標是:大大改進醫院的會計信息在管理決策中的作用,提高醫院的管理水平。促進醫院管理體制的改革,提高經濟效益。原會計電算化僅著眼于減輕會計人員勞動強度和提高會計數據準確度,要想完善這一初始系統。應當:①采用網絡聯機系統,所有的數據從管理現場收集,及時處理,快速反饋。②實現會計反映和控制一體化,強調擴充控制的功能。③實現會計、財務、管理系統,現代醫院的顯著特征是管理一體化,建立集成化信息系統應當以醫院會計電算化系統為基礎,完善擴展而成,這樣可收到較好的經濟效益。

      2.選擇適用的設計技術。醫院會計電算化系統在系統結構設計上應選擇流行的模塊化、標準化、網絡化技術,應當使系統既具有聯網實時處理又具有單機批處理的靈活性。在代碼、數據結構設計上,采用標準化、統一化格式。在人機界面設計方面,采用聯機在線幫助或提示信息,在有限的屏幕中給出多窗口的信息,處理運行時連續給出和操作的提示信息,使信息系統有較好的透明度。在系統數據和信息安全和保密設計上,采用各子系統和重要數據加密和規定必要的使用權限口令,并采用自動備份重要數據的措施,以確保系統和數據的安全。

      3.加強系統完善的管理體制,充分調動系統開發人員的積極性。開發完善會計電算化系統是一項非常復雜的工作,醫院財會人員和管理人員應積極參與配合,主動出謀獻策。同時分階段對開發完善工作進行監督和檢查,獎懲優劣,充分調動開發人員的積極性和創造性,并且要從不同的角度、用不同的方法對會計電算化系統進行測試。在評價會計電算化系統的同時,應善于發現問題和錯誤,對存在的問題和錯誤及時解決,完善處理。為此我們必須要重視并及時解決工作中出現的問題,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高醫院現代化管理水平和提高經濟效益服務。

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